Gestión del cambio en proyectos SAP: cómo los empleados impulsan la transformación

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Sistemas desconocidos, procesos nuevos, formas de trabajar completamente diferentes: una implementación de SAP puede inquietar a los usuarios. Es por eso que la gestión del cambio es crucial para el éxito de cualquier proyecto de TI, especialmente en el curso de una transformación empresarial. Sin embargo, si involucras a los empleados correctamente y desde el principio, los conviertes en aliados y motores de cambio. Y ahí es cuando la oportunidad vale la pena.
Industrias enteras se están reposicionando en su viaje empresarial inteligente para satisfacer la demanda de diferentes enfoques de negocios que no existían antes. Tecnologías como la inteligencia artificial (IA) también están cambiando fundamental y cada vez más los procesos. El software para la transformación empresarial se está implementando bajo el liderazgo del CIO, a veces a un ritmo rápido.
Sin embargo, el software es utilizado en última instancia y principalmente por empleados que no participaron en el proceso de selección. Muchos de estos empleados y gerentes inicialmente se apegan a sus procesos habituales y están preocupados por los cambios que la implementación de algo como SAP S/4HANA significará concretamente para su vida cotidiana. Es una reacción humana, por supuesto, pero cuyas consecuencias a menudo se subestiman porque el trabajo se ejecuta de manera menos eficiente, pueden ocurrir más errores y, a veces, incluso se crea TI en la sombra.
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El factor humano en la gestión del cambio
Oliver Kohnke destaca la importancia del componente humano en el proceso de cambio. Como Director Global de Gestión del Cambio Organizacional en SAP Learning Services, también recomienda respaldar la gestión del cambio digitalmente, a través de talleres virtuales o encuestas y evaluaciones semiautomáticas. Comparte dos lecciones: en los proyectos de cambio de TI, especialmente en el mundo de la nube, vemos menos grados de libertad que en otros proyectos de cambio. La eficiencia y la humanidad no deben ser mutuamente excluyentes.

 

No son solo los expertos en TI los que necesitan comprender las nuevas aplicaciones: es todo el equipo de administración y los empleados, según el Dr. Torben Mauch, jefe de Gestión de Cambios en el socio de SAP Nagarro ES. Sabe por experiencia que una transformación empresarial es solo un proyecto de TI a primera vista. “Pensar en términos de departamentos y procesos antiguos suele ser un gran obstáculo”, dice Mauch en el podcast EducationNewscast. La gestión del cambio, dice, necesita hacer mucho más que simplemente explicar el propósito de una implementación de SAP. Debe hacer que los empleados se entusiasmen con el viaje compartido, involucrarlos activamente en la configuración de los nuevos procesos y tomar en serio las preocupaciones, así como trabajar para resolverlas.
El cambio afecta tanto a la gente de una organización como a la propia organización. SAP llama a esto gestión de cambios organizacionales. Idealmente, comienza con una evaluación del cambio. En la fase de planificación del proyecto de implementación, las entrevistas y los talleres con los participantes más importantes del proyecto determinan cómo las estructuras organizativas, los roles y las responsabilidades dentro de la empresa ya encajan con la visión. El siguiente paso es evaluar a las personas afectadas por la transformación y en qué medida existen procesos y competencias de gestión del cambio.
Comunicación nítida y un futuro compartido
A continuación, se pide a los agentes de cambio que realicen el concepto de gestión del cambio. Representan a sus respectivas áreas en la empresa, se unen en una red de cambio e intercambian y reflexionan sobre información sobre los cambios necesarios a intervalos regulares. Al menos así fue en Evonik, donde la migración a SAP S/4HANA de la empresa química afectó a unos 15.000 usuarios. “Debido a esto, nombramos coordinadores de varias unidades de negocios y los trajimos a la mesa junto con representantes de comunicaciones”, explica Vali Maria Bluma, líder de la oficina de transformación para Excelencia en Operaciones en Evonik. “Con una empresa tan grande, es importante crear claridad sobre el tema”.
La recomendación de Bluma a partir de esta experiencia es comunicar todas las innovaciones importantes de manera concisa y precisa utilizando cifras, datos y hechos. Esto incluye cuántos empleados en qué regiones se verán afectados. Los agentes de cambio se convierten en enlaces entre el nivel gerencial y los respectivos departamentos y están disponibles como contactos y multiplicadores para ambas partes.
Los gerentes de división a menudo asumen el papel de un agente de cambio. Anne Charlotte Luchtenveld, directora de Talento y Desarrollo de Schülke & Mayr, es un buen ejemplo. Dirige la transformación de recursos humanos del fabricante de desinfectantes. Se ve a sí misma como estratega, entrenadora y gerente de proyectos, todo en uno. “El componente más importante de un proyecto de TI exitoso es un equipo interdisciplinario bien posicionado que esté intrínsecamente motivado y tenga el poder de decisión y la libertad creativa necesarios”, dice Luchtenveld. Esta estructura clara conduce al éxito a largo plazo, añade.
“Si el empleador empodera al equipo y confía en que trabajarán de forma independiente, los empleados muestran un enorme aprecio. Esto tiene un efecto positivo en el ambiente de trabajo y anima a los empleados”, explica Luchtenveld.
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Conectar la formación con la transformación digital
Cualquiera que dirija personas está familiarizado con el modelo «puede-puede-quiera». Los empleados solo pueden explotar plenamente su potencial si tienen las habilidades necesarias, si el uso de sus competencias es realmente bienvenido y alentado, y si están motivados. La gestión del cambio tiene como objetivo garantizar que los empleados puedan y estén dispuestos a hacerlo. La habilidad requiere una estrategia de entrenamiento flexible. SAP Training and Adoption ha desarrollado un enfoque holístico que trabaja para involucrar y empoderar a los empleados por igual.
Además, es importante que una transformación se vea como algo más que una actividad única, sino como un viaje de aprendizaje continuo. Guido Schlief, director de SAP Services Middle and Eastern Europe, está de acuerdo en que los empleados siempre deben tener acceso a información sobre actualizaciones de software, nuevo material de aprendizaje e información general para cumplir mejor con los requisitos más recientes.
Los empleados adoptan el nuevo software porque reconocen no solo los beneficios para la empresa, sino también para su propio trabajo, lo que resulta en adopción y aceptación. Se transforman de meros usuarios y se convierten en “aliados”, impulsores del cambio.
Y eso, a su vez, aumenta el valor agregado de la implementación.
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